خدمات VOIP

خدمات ویپ (VOIP) چیست؟

فناوری ویپ، ارتباطات صوتی را به کلی دگرگون کرد و امکانات ویژه‌ای را در قالب خدمات VOIP در اختیار شرکت‌ها قرار داد. سال‌ها پیش خبری از سرویس‌های مدیریت تماس، خدمات VoIP و ویژگی‌هایی مثل تلفن گویا، گزارش از تماس، مدیریت اپراتورها، ضبط مکالمه و امثالهم نبود. تکنولوژی ویپ تاثیرات بسیاری روی کسب‌وکارها گذاشت و فرآیند ارتباطی شرکت‌ها را بهبود بخشید. بنابراین اکثر سازمان‌ها و کسب ‌و‌کارها برای تسریع عملکرد فرآیند کاری تصمیم گرفتند این فناوری را در محیط کاری خود پیاده‌سازی کنند. در ادامه قصد داریم به‌ شکل کلی به خدمات و همچنین خدمات ویپ در تهران بیشتر بپردازیم. پس از شما دعوت می‌کنیم تا پایان مقاله همراه ما باشید.

ارائه خدمات مدیریت تماس از طریق سرویس ویپ

خدمات VoIP در واقع یک تکنولوژی برای انتقال صدا روی بستر شبکه است. تکنولوژی ویپ خودش را بر روی سرویس‌های مدیریت تماس در کسب‌و‌کارها نشان می‌دهد. کاهش هزینه مکالمات، مدیریت یکپارچه تماس‌ها، ارتباط با سرویس‌های دیگر سازمانی مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری و دسترسی از هر نقطه جغرافیایی از جمله مزایای داشتن این سرویس است. این خدمات ویپ است که ویژگی‌هایی مثل تلفن گویا و صف تماس را در دسترس کسب‌و‌کارها قرار می‌دهد.

اولین مرحله پس از راه‌اندازی خدمات ویپ (VOIP) در شرکت

بدون شک هیچ پروژه‌ای بدون خدمات پشتیبانی یا خدمات پس از فروش به درستی پیش نخواهد رفت و هیچ شرکتی هم نمی‌خواهد خدماتی را بدون پشتیبانی از یک شرکت دریافت کند. پشتیبانی ویپ به همان اندازه مرحله راه‌اندازی ویپ مهم است. بنابراین در زمان دریافت خدمات ویپ حتما حواستان به نحوه پشتیبانی و نگهداری ویپ در شرکت‌تان باشد تا بتوانید بهترین تجربه‌ استفاده از این تکنولوژی را داشته باشید.

دلیل نیاز شرکت‌ها به خدمات ویپ (VoIP) چیست؟

کسب‌وکارها برای آنکه ارتباطی بهتر و نزدیک‌تر با مشتریان‌شان داشته باشند به تکنولوژی‌های روز ارتباطی نیاز دارند و اگر اهمیتی به چگونگی برقراری این ارتباطات ندهند بدون شک از قافله عقب می‌مانند. خدمات ویپ ویژگی و مزایایی برای کسب‌و‌کارها دارد که می‌تواند به کاهش هزینه مکالمات، ارتباط آسان با سایر سرویس‌های نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری، افزایش میزان پاسخ‌گویی، افزایش فروش، رضایتمندی مشتریان، تحلیل و بررسی تماس‌ها برای مدیران و ایجاد نظم در ارتباطات تلفنی کمک کند.

یک دهه پیش، شرکت‌ها برای مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی از تجهیزاتی مثل سانترال پاناسونیک و کارین استفاده می‌کردند. این تجهیزات خدمات زیادی را برای کسب‌و‌کارها نداشتند و صرفا دارای یک تلفن گویا، برقراری تماس ورودی، خروجی و چند ویژگی کوچک بودند. در واقع هیچ‌گونه ارزش افزوده‌ای برای بهتر شدن ارتباطات یک شرکت نداشتند.

با ورود این تکنولوژی به ایران، استفاده از خدمات ویپ در تهران و سایر شهر‌ها گسترش یافت و سانترال‌های آنالوگ آرام آرام جای خود را به سیستم‌های هوشمند مدیریت تماس دادند تا کسب‌و‌کارها بتوانند شکل جدیدی از ارتباطات تلفنی را تجربه کنند.

همیشه در دسترس هستید.

با داشتن سانترال ویپ امکان استفاده از خدمات ویپ در تهران یا هر شهر دیگری را به شکل کامل خواهید داشت. فرقی نمی‌کند که سانترال شما نرم‌افزاری باشد یا سخت‌افزاری، در هر صورت امکان استفاده از ویژگی‌های مرکز تلفن ویپ مثل تلفن‌گویا، صف انتظار، گزارش از تماس، مانیتورینگ، ضبط مکالمه، ارتباط با CRM و … را خواهید داشت.

یکی از مهم‌ترین خدمات VoIP امکان برقراری تماس از طریق خطوط تلفنِ شرکت از هر نقطه جغرافیایی و همچنین پاسخگویی به تماس‌های ورودی است. فرقی نمی‌کند که در دفتر کار خود، در شعبه‌ای دیگر یا حتی یک کشور دیگر باشید، در هر صورت هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید. تنها چیزی که نیاز دارید یک تلفن هوشمند و اینترنت است!

امکان ارتباط با سایر نرم‌افزارها

 بر خلاف سانترال‌های آنالوگِ قدیمی، سانترال ویپ امکان ارتباط با هر نرم‌افزار درون‌سازمانی مثل CRM یا اتوماسیون اداری را دارد. به عنوان مثال زمانی که ارتباط ویپ یا CRM برقرار شود، ویژگی‌هایی در اختیار کسب‌و‌کارها قرار می‌گیرد که باعث افزایش بهره‌وری پرسنل و در نتیجه کیفیت بیشتر خدمات می‌شود. داشتن پاپ‌آپ تلفنی و دفترچه تلفن هوشمند از جمله مزایایی است که پس از ارتباط این دو سرویس امکان استفاده را خواهند داشت.

 افزایش رضایت‌مندی مشتریان

حتما این سوال برایتان پیش آمده است که چطور می‌شود با خدمات ویپ رضایتمندی مشتریان را افزایش داد؟

داشتن یک سانترال VoIP یا هر سرویس دیگر در شرکت نمی‌تواند تاثیری در افزایش رضایت‌مندی مشتریان شما داشته باشد، مگر اینکه با فکر و استراتژی تصمیم به استفاده از آن را داشته باشید. استفاده از خدمات ویپ در شرکت مثل داشتن یک جعبه ابزار کامل است که در نهایت این شما هستید که با آگاهی از چگونگی استفاده از ابزارها باید در زمان و مکان مناسب از آنها استفاده کنید.

نظرسنجی تلفنی، بررسی تماس‌های برخط، تحلیل و آنالیز گزارشات تماس، مکالمات ضبط شده و صندوق صوتی پیشنهادات و انتقادات به شما کمک می‌کند تا تصمیمات درستی برای نحوه ارائه خدمات و ارتباط با مشتریان بگیرید.

چک‌لیست انتخاب یک شرکت خدمات VoIP چیست؟

انتخاب یک شرکت خدمات ویپ در تهران یا شهرهای دیگر مستلزم تحقیق و بررسی‌های زیادی است تا بتوانید بهترین شرکت خدمات ویپ را در هر کجای ایران انتخاب کنید.

در اینجا چند سرنخ به شما می‌دهیم تا برای انتخاب یک شرکت خدمات و پشتیبانی VoIP مسیر آگاهانه‌تری را بروید. در مسیر انتخاب بهترین شرکت خدمات ویپ این سوالات را روی کاغذ بنویسید و در هر مرحله که هستید یک یادداشت روبروی آن بنویسید و در آخر مقایسه کنید.

نحوه ارائه مشاوره چگونه بود؟

آیا نیازسنجی دقیق داشتند یا صرفا قیمت دادند؟

آیا قیمتی منصفانه و متعادل نسبت به رقبا داشتند؟

لیست مشتریان قدیمی را در اختیارتان قرار دادند؟

چند درصد از مشتریان‌شان در حوزه کاری شما بودند؟

آیا تجهیزات سخت‌افزاری را خودشان تامین می‌کنند؟

رزومه کاری و سوابق آنها مورد قبول است؟

آیا گواهی رضایت مشتریان دارند؟

آیا امکان یا توانایی شخصی‌سازی بر اساس نیازهای شما را دارند؟

آیا نحوه تسویه حساب با شرایط شرکت شما سازگار است؟

آیا امنیت سرویس ویپ را برقرار می‌کنند؟

پشتیبانی ویپ و خدمات پس از فروش دارند؟

این 12 سوال در زمانی که به دنبال یک شرکت مناسب هستید به شما کمک می‌کند تا بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.

هزینه راه اندازی VOIP

هزینه راه اندازی ویپ ( VOIP )

اگر شما هم قصد دارید برای شرکت، فروشگاه، سازمان و یا مجموعه خود سیستم تلفنی ویپ نصب و راه اندازی کنید، حتما با این سوال مواجه شدید که هزینه نصب و راه اندازی VOIP را چطور محاسبه کنم ؟ ما در این مقاله شما را بهترین شکل راهنمایی خواهیم کرد. اگر هم تمایل دارید اطلاعات کامل و مفصل تری در مورد قابلیت های بی نظیر سیستم تلفنی ویپ داشه باشید، می توانید مقاله سیستم تلفنی ویپ را مطالعه کنید.

سیستم تلفنی ویپ چیست ؟

تکنولوژی VOIP که در اواسط دهه 90 میلادی پدید آمد، سبب پیدایش نسل جدیدی از مرکز تلفن ها و سانترال های تلفنی شد. VOIP اختصار Voice Over IP و به معنای انتقال صدا بر بستر شبکه است. به کمک این فناوری سیستم تلفنی ویپ که با نام مرکز تلفن VOIP نیز از آن یاد می شود، تولید شد. مرکز تلفن ویپ وظیفه مدیریت تماس های ورودی، خروجی و داخلی یک مجموعه را بر عهده دارد. این سیستم تلفنی با قابلیت ها و امکانات پرشمار خود، تبدیل به جایگزینی قدرتمند برای سانترال های تلفنی آنالوگ گردیده است. سیستم تلفنی ویپ با قابلیت های کاربردی نظیر تلفن گویا، داخلی روی تلفن همراه، صف انتظار تماس، ارتباط تلفنی داخلی بین دفاتر، فکس نرم افزاری، ارتباط با CRM، نظرسنجی پس از مکالمه، اعلام کد اپراتور، گزارشات تماس های تلفنی و ده ها قابلیت دیگر می تواند زمینه را برای توسعه و پیشرفت کسب و کارها فراهم کند. به همین جهت امروزه مورد استقبال گسترده مدیران کسب و کارهای گوناگون قرار گرفته است. در حال حاضر اکثر شرکت ها و سازمان ها از سانترال های آنالوگ برای مدیریت تماس های خود استفاده می کنند. مهمترین دغدغه این کسب و کارها برای مهاجرت از سانترال های قدیمی به سیستم تلفنی VOIP هزینه راه اندازی ویپ است. ما در این مقاله قصد داریم شما را با هزینه راه اندازی ویپ به صورت مفصل آشنا کنیم.

به صورت کلی هزینه راه اندازی ویپ و سیستم تلفنی ویپ در 4 بخش تقسیم بندی می شود :

 

 

هزینه آماده سازی زیرساخت شبکه کامپیوتری مورد نیاز :

اولین قدم برای محاسبه هزینه راه اندازی سیستم VOIP پرداختن به زیرساخت شبکه کامپیوتری مجموعه است. همانطور که در بالا اشاره کردیم VOIP به معنای انتقال صدا بر بستر شبکه است. یعنی سیستم تلفنی ویپ برای پیاده سازی به زیر ساخت شبکه نیاز نیازمند است. مرکز تلفن ویپ با راهکارهای گوناگون امکان پیاده سازی دارد. اما اگر شما قصد دارید از تلفن تحت شبکه ( IPPhone ) استفاده کنید باید زیرساخت شبکه مناسب نیز فراهم کنید. در صورتی که قبلا برای ارتباط میان کامپیوترهای خود شبکه راه اندازی کردید نیازی به کابل کشی شبکه جدید و مجزا ندارید. از همین زیرساخت شبکه فعلی برای سیستم تلفنی ویپ نیز می توانید استفاده کنید. داشتن مکالمات تلفنی خوب و با کیفیت در مرکز تلفن ویپ در گرو داشتن زیرساخت شبکه مناسب و بی نقص است. بنابراین برای رفع نواقص موجود در شبکه باید پیش از راه اندازی سیستم تلفن VOIP اقدام کنید. در صورتی که راه کار انتخابی شما برای راه اندازی سیستم VOIP استفاده از گوشی های تلفن آنالوگ به جای گوشی تلفن تحت شبکه باشد، آنگاه زیرساخت شبکه می تواند کوچک تر و محدود تر باشد. در واقع دیگر نیازی به کابل کشی شبکه برای کل کارمندان نخواهد بود.

هزینه خرید سرور کامپیوتری :

برای راه اندازی سیستم تلفنی ویپ نرم افزاری، به یک سرور کامپیوتری نیاز دارید. در صورتی که در سازمان خود سرور کامپیوتری داشته باشید می توانید از این سرور برای نصب نرم افزار سیستم تلفنی VOIP نیز استقاده کنید. کافیست یک ماشین مجازی با میزان مشخصی حافظه RAM، هارد و CPU به آن اختصاص دهید. اما در صورتی که سرور ندارید می توانید از یک کیس کامپیوتری نیز استفاده کنید. این کیس باید کاملا به مرکز تلفن ویپ اختصاص داده شود.

اگر انتخاب شما برای نصب سیستم تلفنی ویپ استفاده از مرکز تلفن های ویپ سخت افزاری باشد، به سرور و یا کیس کامپیوتری نیاز نخواهید داشت. در واقع با خرید اسن دستگاه ها هزینه خرید سرور کامپیوتری از جمع هزینه نصب VOIP کم خواهد شد. این دستگاه ها معمولا از تعدادی پورت شبکه، پورت FXO و پورت FXS پشتیبانی می کنند و یک نرم افزار سیستم تلفنی نیز بر روی خود نصب دارند. نرم افزار این دستگاه ها امکانات و قابلیت های پایه برای مدیریت تماس های تلفنی را در اختیار شما قرار می دهند اما اغلب غیر قابل توسعه بوده و امکان اضافه کردن قابلیت دلخواه و مورد نساز شما را نخواهند داشت.

نرم افزار و سخت افزار سیستم تلفن ویپ

اصلی ترین بخش در محاسبه هزینه راه اندازی VOIP انتخاب سخت افزارها و نرم افزار سیستم تلفنی ویپ است. یک مرکز تلفن ویپ برای راه اندازی با توجه به تعداد و نوع خطوط تلفنی و نیازها و انتظارات مجموعه از سیستم تلفنی ویپ، به سخت افزارهای گوناگون نظیر گیت وی FXO، گیت وی FXS، گیت وی E1، مودم سیپ ترانک، هدست و گوشی تلفن تحت شبکه نیاز دارد. بنابراین در این بخش باید تعداد و نوع خطوط تلفن شهری خود را دقیق مشخص کنید تا سخت افزار مورد نیاز تعیین شود. در مرحله بعد تعداد داخلی های تلفنی را تعیین کرده و مدل گوشی تلفن تحت شبکه دلخواه خود را به تعداد داخلی ها و کارمندان انتخاب کنید. سپس نیازها و انتظارات خود را از سیستم تلفنی VOIP مشخص کنید تا نرم افزار مرکز تلفن مناسب با امکانات و قبلیت های پاسخگو به نیاز شما تعیین شود. نرم افزارهای گوناگونی که به صورت رایگان و پولی در بازار هستند می توانند شما را در نصب سیستم VOIP کمک کنند. انتخاب نرم افزار پس از مشخص شدن نیازمندی های شما امکان پذیر خواهد بود. با انجام این مراحل هزینه راه اندازی VOIP را می توانید به طور دقیق محاسبه کنید.

هزینه پشتیبانی سیستم تلفنی ویپ :

آخرین مرحله برای برآورد هزینه راه اندازی ویپ، در نظر گرفتن هزینه پشتیبانی سیستم تلفنی است. سیستم تلفنی ویپ پس از نصب و راه اندازی به پشتیبانی قوی و مطمئن نیاز دارد تا در صورت بروز مشکل توسط تیم پشتیبانی این مشکلات بررسی و حل شوند. با توجه به اینکه سیستم تلفنی ویپ با شبکه کامپیوتری، سرور کامپیوتر، نرم افزار و سخت افزارهای مختلف در ارتباط است امکان بروز خطا و نواقص احتمالی وجود دارد. بنابراین پشتیبانی می تواند خیال شما را از بابت این مشکلات احتمالی راحت کند. معمولا سیستم تلفنی ویپ پس از نصب و راه اندازی تا مدت کوتاهی پشتیبانی دارد اما پس از آن پشتیبانی به اتمام رسیده و قابل تمدید خواهد بود. هزینه پشتیبانی را باید در محاسبه هزینه راه اندازی ویپ در نظر بگیرید.

نتیجه گیری :

در پایان باید بگوییم به طور کلی برای برآورد دقیق هزینه راه اندازی سیستم تلفنی VOIP باید موارد زیر را بررسی و در خصوص آنها تصمیم گیری کنید :

تعیین خطوط تلفنی شهری، نوع و تعداد خطوط به منظور انتخاب مودم، روتر و یا گیت وی مورد نیاز برای برقراری ارتباط خطوط با سیستم تلفنی ویپ

تعیین تعداد داخلی های مورد نیاز و انتخاب گوشی های تلفن تحت شبکه و یا هدست به تعداد داخلی ها برای کاربران

تعیین قابلیت ها و امکانات مورد نیاز در سیستم تلفنی جهت انتخاب و خرید دستگاه IPPBX سخت افزاری ( نظیر دستگاه های تولید شده توسط برندهایی مانند گرنداستریم ، Yeastar ، سنگوما و … ) و یا نرم افزار سیستم تلفنی ویپ ( نظیر سیستم تلفنی ایزابل ، نرم افزار CUCM ، نرم افزار Freepbx و نرم افزارهایی که توسط شرکت های مختلف طراحی و تولید شده اند (

بررسی زیرساخت شبکه کامپیوتری، سوئیچ های شبکه، کابل کشی ها و رفع نواقص احتمالی آن ( لازم به ذکر است سیستم تلفنی VOIP بر روی شبکه موجود در یک مجموعه ، قابل پیاده سازی بوده و نیاز به کابل کشی مجزا ندارد (

انتخاب سرور و یا کیس کامپیوتر به منظور نصب نرم افزار ، در صورتی که قصد استفاده از سیستم تلفنی های تحت شبکه نرم افزاری را دارید ( اگر گزینه انتخابی شما دستگاه IPPBX سخت افزاری است ، نیاز به کیس کامپیوتر و یا سرور کامپیوتری نخواهید داشت)

اگر در حال حاضر از سانترال های آنالوگ استفاده می کنید و قصد مهاجرت به سیستم تلفنی ویپ دارید، پیشنهاد می کنیم در طرح تعویض سانترال با ویپ، شرکت کنید. در این طرح سانترال تلفنی و گوشی های تلفن شما با قیمت مناسب خریداری شده و مبلغ آن پس از نصب و راه اندازی سیستم تلفنی ویپ، از جمع هزینه های راه اندازی این سیستم تلفنی کسر خواهد شد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این رابطه می توانید با بصیر ویپ تماس بگیرید.

خدمات و پشتیبانی VOIP

خدمات و پشتیبانی سیستم VOIP چیست؟

خدمات و پشتیبانی VOIP در واقع وظایفی‌ است که پس از پیاده سازی و استقرار مرکز تلفن VOIP از سوی شرکت مجری اجرا می‌شود. معمولا در زمان تنظیم قرارداد اجرای پروژه، شرکت‌های این حوزه زمانی را به عنوان پشتیبانی رایگان سیستم تلفن تحت شبکه جهت رسیدن به پایداری ارائه می‌دهند و در صورت نیاز و تایید کارفرما قراردادی مبنی بر ارائه خدمات و پشتیبانی VoIP به صورت فصلی، شش ماهه یا سالیانه تنظیم می‌شود. در مدت قرارداد پشتیبانی، شرکت مجری موظف است طبق مفاد قرارداد، مرکز تلفن ویپ مستقر را از لحاظ نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، تهیه نسخه پشتیبانی و … بررسی نماید و مشکلات احتمالی را به حداقل برساند یا در زمان بروز خطا در سیستم در اسرع وقت مشکل را برطرف نماید.

چرا باید از مرکز تلفن ویپ پشتیبانی شود؟

سیستم تلفن VOIP مانند سایر سرویس‌های تحت شبکه علاوه بر اینکه برای پیاده‌سازی و استقرار نیازمند یک متخصص باتجربه است، برای راهبرد و پشتیبانی نیز به یک متخصص نیاز دارد. سرویس و تجهیزات زیادی در شبکه داخلی شرکت دست در دست هم می‌دهند تا شما بتوانید از خدمات مرکزتلفن ویپ استفاده کنید. سرور، سوییچ‌ها، کامپیوترها، زیرساخت شبکه، اینترنت و به صورت کلی تمامی زیرساخت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری شرکت در ارتباط با هم یک سرویس را به کاربران ارائه می‌دهند. بنابراین در وهله اول صحت عملکرد هرکدام از این اجزا بسیار حائز اهمیت است و هر کدام از این بخش‌ها به نسبت مقیاس شرکت ممکن است نیازمند کارشناس پشتیبانی باشد.

سیستم تلفن VOIP یک سیستم پیشرفته تلفنی است که از پایداری خوبی نیز برخوردار است. اما از این موضوع نمی‌توان گذشت که چنین سرویس هوشمندی هیچگاه به مشکل نخورد یا نیازمند هیچگونه تغییر یا بررسی منظم نباشد. فرض کنید پس از مدتی تصمیم می‌گیرید تغییراتی در سرور خود ایجاد کنید. مثلا منوی تلفن‌گویا را تغییر دهید، داخلی اضافه کنید، از سیستم خود نسخه پشتیبان تهیه کنید یا صف انتظار جدیدی بسازید. همچنین ممکن است به هر دلیلی سرور مرکز تلفن ویپ شما دچار اختلال شود، بنابراین در این شرایط شما نیاز به یک کارشناس پشتیبان مستقر در شرکت خود یا به صورت On Call در همان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ خواهید داشت.

پنج مورد از مهمترین شرایط و ضوابط خدمات پشتیبانی VOIP

مدت زمان قرارداد پشتیبانی سیستم ویپ

مدت قرارداد پشتیبانی ویپ معمولا به صورت سه ماهه، شش ماهه و سالیانه تعیین می‌شود. در این مدت شرکت خدمات ویپ که وظیفه پشتیبانی VOIP را برعهده دارد، طبق مفاد قرارداد موظف است تمامی موارد را تا پایان تاریخ قرارداد اجرا و خدمت‌رسانی کند.

نحوه پشتیبانی سیستم  VOIP

چگونگی ارائه پشتیبانی VOIP، طبق مفاد قرارداد خواهد بود. به طور مثال اگر تعداد داخلی زیاد و سیستم تلفن حساسی دارید، می‌توانید کارشناس پشتیبان را به صورت مستقر در محل شرکت خود داشته باشید. اگر نیازی به یک کارشناس مستقر ندارید، می‌توانید قرارداد را طوری تنظیم کنید که کارشناس و شرکت پشتیبانی ویپ به صورت دوره‌ای و حضوری سیستم را بررسی و در طول همین دوره به صورت آنلاین و On Call سرویس دهی کنند. به صورت کلی نحوه ارائه خدمات پشتیبانی ویپ بر اساس توافق، نوع و مقیاس پروژه شما تعیین می‌شود.

نحوه تسویه حساب و پرداخت مبلغ قرارداد ویپ

از دیگر مواردی که در قرارداد پشتیبانی ویپ ذکر می‌شود، نحوه تسویه حساب کارفرما است. این مورد نیز حالات متغیر مختلفی دارد که یا به صورت توافقی بین شرکت پشتیبانی VOIP با کارفرما یا طبق قوانین و سیاست‌های شرکت پشتیبان ویپ تعیین می‌شود. نحوه پرداخت می‌تواند ابتدای یا انتهای هر دوره پرداخت گردد.

تعهدات کارفرما و شرکت خدمات ویپ

یکی دیگر از موارد مهمی که باید در قرارداد پشتیبانی ذکر شود، تعهداتی است که باید کارفرما و شرکت پشتیبان در طول مدت قرارداد به آن‌ها متعهد باشند. به طور مثال می‌توانید در قرارداد اینطور ذکر کنید که کارفرما نباید اطلاعات دسترسی به سرور را به شخصی غیر از کارشناس مورد تایید شرکت خدمات ویپ بدهد. شرکت پشتیبان نیز به طور مثال موظف است در تمام ساعات اداری در لحظه پاسخگوی مشکلات کارفرما باشد.

شرح دقیق از موارد قابل پشتیبانی پروژه

بهتر است در قرارداد به صورت دقیق و صریح تمام مواردی که شامل خدمات پشتیبانی می‌شوند را ذکر کنید. به طور مثال ممکن است تجهیزات VOIP شما، مثل تلفن تحت ‌شبکه، گیت‌وی، هدست و هر سخت افزار دیگری که در شرکت خود دارید شامل قرارداد پشتیبانی شما نباشد و شرکت ارائه‎‌کننده خدمات ویپ فقط مرکز تلفن ویپ را پشتیبانی کند. بنابراین بهتر است قرارداد خود را دقیق مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید.

در قرارداد پشتیبانی سیستم تلفنی ویپ معمولا چه خدماتی ارائه می‌شود؟

بازدید دوره‌ای حضوری

به طور مثال اگر شما یک قرارداد پشتیبانی ۶ ماهه غیرحضوری با یک شرکت تنظیم کرده باشید، بازدید و بررسی حضوری ماهانه کارشناس شرکت سرویس ‌دهنده می‌تواند بسیار مفید باشد. بررسی فیزیکی سرور مرکز تلفن ، تلفن‌های تحت شبکه رومیزی یا بیسیم، گیت‌وی‌های خط شهری، هدست‌ها و به صورت کلی تمامی تجهیزات مرتبط با مرکز تلفن VOIP از جمله تجهیزاتی هستند که در بازدید دوره‌ای حضوری مورد بررسی قرار می‌گیرند.

تهیه نسخه پشتیبان

سرورهای مرکز تلفن معمولا ظرفیت محدودی دارند و نمی‌توانند تمامی اطلاعات از جمله گزارشات مکالمات، صندوق صوتی و گزارشات عملکرد افراد پاسخگو را مدت زیادی ذخیره کنند. البته میزان دخیره اطلاعات وابسته به میزان هارد سرور است. به هر حال این ظرفیت هارد هر چه قدر هم بالا باشد در نهایت پر خواهد شد و نیازمند تخلیه بخشی از ظرفیت هارد خواهد بود. علاوه بر این موضوع ممکن است به هر دلیل بر اثر یک اتفاق تمام اطلاعات شما از روی سرور از بین برود. در این شرایط تهیه نسخه پشتیبان هم می‌تواند در شرایط بحرانی از دست دادن اطلاعات به شما کمک کند و همچنین از پر شدن فضای هارد جلوگیری خواهد کرد.

عیب‌یابی مرکز تلفن ویپ

زمانی که مرکز تلفن شما دارای خدمات پشتیبانی باشد، دیگر نگرانی و دغدغه‌ای بابت رفع عیب مشکلات مبدل خط تلفن شهری، خط E1، سیپ ترانک یا مشکلات تلفن ‌رومیزی تحت شبکه، تلفن‌های بیسیم یا همچنین مشکلات سرور خود را نخواهید داشت. در واقع همیشه خیالتان راحت است که در صورت بروز هرگونه اختلال در بخش‌های سیستم تلفن ویپ، شرکت خدمات ویپ آماده رفع عیب و پاسخگویی به شما خواهد بود.

افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید

فرض کنید در شرکت خود یک نیروی جدید استخدام کرده‌اید. برای این شخص نیازمند ساخت یک داخلی، صندوق صوتی و هدایت تماس ورودی از طریق صف‌تماس و تلفن‌گویا هستید. بنابراین شرکت خدمات ویپ می‌تواند در هر زمان که نیازمند افزودن امکانات یا تغییرات در مرکز تلفن ویپ بودید، در کنارتان باشد.

ارائه مشاوره در توسعه سیستم تلفن ویپ

بسیاری از خدمات بی‌شمار ویپ ممکن است از دید و نظر شما پنهان باشد و تنها از قابلیت‌های معمول یک سیستم تلفن هوشمند باخبر باشید. یکی از وظایف مهم شرکت پشتیبانی ارائه مشاوره و پیشنهاد با توجه به نوع کسب‌و‌کار و نیاز شما خواهد بود. مثلا اگر شما یک بخش به عنوان مرکز تماس دارید، سیستم نظرسنجی تلفنی می‌تواند برای شما مفید باشد. یا اگر از یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) استفاده می‌کنید، ارتباط مرکز تلفن ویپ با CRM می‌تواند مزیت‌ زیادی را برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد.

هوای کسب‌و‌کارتان را داشته باشید

هر کسب‌و‌کاری برای رشد و پیشرفت نیازمند عوامل انسانی و عوامل سیستماتیک درون سازمانی خواهد بود. مثلا تا به حال شنیده‌اید که یک نفر بدون استفاده از ایده و تجربه عوامل انسانی دیگر بتواند یک کسب‌و‌کار موفق داشته باشد؟ یا تا به حال دیده‌اید یک شرکت ۲۰ نفره از هیچ سیستم نرم‌افزاری مثل حسابداری ،اتوماسیون اداری، انبارداری و … استفاده نکند و به عنوان یک شرکت موفق نام برده شود؟ مطمئنا جواب این سوال هم “خیر” خواهد بود.

کسب‌و‌کارهای امروزی دیگر امکان رشد بدون سیستم‌سازی فرآیندهای درون سازمانی با استفاده از تکنولوژی‌های نوین و سیستم‌های ارتباطی را ندارند. بنابراین شرکتی که استفاده از تکنولوژی را هزینه می‌داند و خود را از سیستم‌های ارتباطی نوین دور می‌کند، به همان اندازه از رقابت نیز دور خواهد شد. مرکز تلفن VOIP یک سیستم ارتباطی هوشمند برای کسب‌و‌کارهایی است به دنبال ارتقای سطح کیفی خدمات خود و ارتباط بهتر با مشتریان‌شان هستند. خدمات پشتیبانی VOIP نیز به شما کمک می‌کند تا در تمام طول مدت استفاده از این سیستم تلفن هوشمند خیالتان آسوده باشد و تمرکزتان بر روی ارائه خدمت بهتر به مشتریان و در نهایت افزایش فروش خود باشد.